Jak właściwie przygotować zapytanie RFQ dla kontraktowego producenta elektroniki?

Jak właściwie przygotować zapytanie RFQ dla kontraktowego producenta elektroniki?

Wybór kontraktowego producenta elektroniki jest stosunkowo trudnym procesem – niektórzy mówią, że jednym z najtrudniejszych – na który warto poświęcić sporo czasu.

Dlaczego? Ponieważ to on znacząco wpływa na prawidłowy proces produkcji, a produkcja na funkcjonowanie firmy. Znalezieniu dostawcy usług EMS towarzyszy stworzenie zapytania ofertowego, na podstawie którego przeprowadzana jest wycena. Jak właściwie przygotować takie zapytanie, żeby uniknąć zakłóceń i nieporozumień? Z uwzględnieniem kwestii merytorycznych oraz informacji biznesowych.

Zapytanie ofertowe nazywane inaczej RFQ (ang. request for quotation) to dokument, w którym firma prosi zewnętrznych dostawców o stworzenie oferty na wykonanie określonego zamówienia. W naszym przypadku chodzi o produkcję płytek drukowanych wraz z montażami i usługami dodatkowymi w ramach kontraktowej produkcji elektroniki na zlecenie. Co powinno się znaleźć w RFQ i w jaki sposób należy się przygotować do przesłania zapytania ofertowego?

Czego warto się dowiedzieć przed wysłaniem zapytania ofertowego (RFQ)?

Zanim prześle się RFQ, warto przede wszystkim zdobyć jak najwięcej informacji o dostawcy usług EMS. Na początek można przejrzeć jego stronę internetową oraz profile w mediach społecznościowych nie tylko pod kątem oferty i warunków sprzedaży, lecz także aktualności i przekazywanej wiedzy. Źródłem informacji o sposobach działania producenta będą również odpowiedzi na pytania w sekcji FAQ, jeżeli taka istnieje. Oprócz tego powinno się zweryfikować aspekty biznesowe takie jak m.in. wielkość firmy, liczba lat na rynku, dla kogo dotychczas pracowała itp.

Jeżeli mowa o ofercie, szczególną uwagę należy poświęcić weryfikacji świadczonych usług. Najlepiej szukać takiego dostawcy, który działa kompleksowo, żeby w razie rozwoju i rozszerzenia zakresu współpracy nie trzeba było kwalifikować kolejnego podmiotu. Kiedy można powiedzieć, że dostawca świadczy kompleksowe usługi? Gdy jego oferta to: projektowanie płytek PCB, montaż powierzchniowy SMT, montaż przewlekany THT, obsługa elementów – zakupy, testy elektroniki, montaże końcowe, produkcja płytki PCB, prototypy oraz usługi dodatkowe.

Przy wyborze dostawcy bardzo ważny będzie także pierwszy kontakt – na podstawie początkowych rozmów można ocenić m.in. jakość obsługi klienta, która w obliczu dzisiejszych wyzwań stojących przed branżą jest naprawdę istotna.

Zawsze przed przesłaniem szczegółów zlecenia należy podpisać umowę NDA (ang. non-disclosure agreement), czyli umowę o zachowaniu poufności. Dzięki temu zyskuje się pewność, że firma zachowa tajemnicę handlową i wszystkie przekazane informacje będą przetwarzane wyłącznie w celu stworzenia oferty.

Dodatkowo, żeby upewnić się, że znaleziony dostawca rzeczywiście spełni oczekiwania, warto spotkać się na miejscu – w siedzibie jego firmy – i poprosić o wstępny audyt. Wówczas można się przekonać, jak wyglądają procesy oraz produkcja kontraktowa.

Informacje, materiały i pliki niezbędne do sprawnego przygotowania oferty

Jakie informacje będą niezbędne do przygotowania oferty? Biznesowe i dotyczące projektu. Informacje biznesowe poza najbardziej podstawowymi to m.in.:

• ilość do wyceny – mogą to być ilości na projekt, a także prognozy na miesiąc, kwartał lub rok
• oczekiwany zakres usług podstawowych i dodatkowych
• oczekiwany termin realizacji wraz z harmonogramem odbiorów
• czy jest to nowy projekt i jaka będzie założona ilość projektów
• specyficzne wymagania – usługi dodatkowe np. lakierowane płytki drukowane , programowanie, testowanie, montaż końcowy.
• docelowy target cenowy.

Tymi informacjami warto się podzielić już na etapie pierwszych rozmów z potencjalnym dostawcą. Natomiast szczegóły dotyczące projektu należy zostawić na okres po podpisaniu umowy NDA.

„O większej liczbie szczegółów np. dotyczących specyfiki swojej branży, wcześniejszych doświadczeń i ewentualnych problemów warto porozmawiać na późniejszym etapie, gdy mamy podpisaną umowę NDA, dzięki której możemy czuć się spokojnie. Im więcej informacji zgromadzimy, tym mamy większą szansą na opracowanie naprawdę korzystnej i dopasowanej oferty nie tylko w perspektywie bieżącego zapytania, lecz także w perspektywie długofalowej.” – podkreśla Anna Kucharczyk, Kierownik ds. Sprzedaży w firmie Printor.

Pozostałe informacje dotyczące projektu:

• wypełniona karta płytki PCB – wzór do pobrania ze strony https://printor.pl/pliki-do-pobrania/
• projektowanie płytki PCB i jej produkcja wymaga zestawu plików w formacie Gerber 274-X, plików owiertu w formacie Excellon 2 oraz plików Pick&Place (P&P).
• montaż – do montażu potrzebny jest plik BOM (bill of materials – zestawienie materiałowe), procedura testu funkcjonalnego, jeżeli ma być przeprowadzany oraz dodatkowe informacje i/lub rysunki.
• montaż finalny – opis wymagań względem procesu, niezbędne rysunki oraz instrukcja.

Jak wysłać zapytanie ofertowe?

Co zrobić, gdy ma się już przygotowane kompletne zapytanie ofertowe? Można je przesłać do nas na jeden z wybranych sposobów: przez formularz, bezpośrednio na adres e-mail podany na naszej stronie głównej, po kontakcie telefonicznym – numer dostępny w zakładce „Kontakt” lub do działu sprzedaży – dane teleadresowe udostępniamy w zakładce „Kontakt” albo na podstronach dotyczących konkretnej oferty, np. montażu SMT.

Podsumowując, wybór dostawcy elektroniki, a także zebranie materiałów do zapytania ofertowego to procesy, do których należy się dobrze przygotować. Czasami potencjalni klienci przesyłają nam niekompletne informacje, co wydłuża okres tworzenie oferty i może być niezadowalające dla obu stron. Ze swojego doświadczenia wiemy, że warto poświęcić czas na pierwszy kontakt i zadawać pytania, ale jednocześnie pozwolić dostawcy na ich zadawanie nawet wtedy, gdy wydaje nam się, że padło ich zbyt dużo. Celem tych pytań jest dobre poznanie i zrozumienie specyfiki biznesu, w którym działa firma. Dzięki temu dajemy sobie szansę na stworzenie atrakcyjnej oferty oraz możliwość długofalowej współpracy.

Szukasz dostawcy elektroniki, Partnera EMS? Zapraszamy do bezpośredniego kontaktu.

Chętnie porozmawiamy o Twoich potrzebach, nasi eksperci są do Twojej dyspozycji.

Anna Kucharczyk

Kierownik ds. Sprzedaży
+48 664 489 324
Preferujesz wysłanie wiadomości? Skontaktuj się z nami poprzez dostępny formularz. 

Agnieszka Jobda

Starszy specjalista ds. sprzedaży
+48 603 163 394
Preferujesz wysłanie wiadomości? Skontaktuj się z nami poprzez dostępny formularz.